【Nền tảng mở】Làm cách nào để sử dụng nền tảng mở để kết nối dữ liệu tự động?

 1.“Kết nối dữ liệu tự động” là gì?

Để tăng hiệu quả làm việc cho các công ty, CompanyIQ cung cấp một nền tảng mở để kết nối dữ liệu tự động. Điều này sẽ tự động gắn kết dữ liệu trong hệ thống quản lý nội bộ của công ty vào nền tảng CompanyIQ.

Ví dụ 1: Hôm nay công ty có thêm 30 lao động mới và 5 lao động xin thôi việc. Sau khi thực hiện kết nối dữ liệu tự động, thông tin này sẽ chỉ cần được nhập hoặc xóa trong hệ thống nội bộ của công ty; những sự thay đổi này sẽ tự động cập nhật trong CompanyIQ. Bằng cách này, bạn sẽ không cần phải liên tục tự mình nhập và xóa thông tin của người lao động.

Ví dụ 2: Hằng ngày, bộ phận nhân sự sẽ nhập thông tin nhân viên vào hệ thống nội bộ của công ty. Sau khi thực hiện kết nối dữ liệu tự động, thông tin này sẽ tự động cập nhật trong CompanyIQ và nhân viên sẽ có thể dễ dàng đăng nhập vào CompanyIQ trên điện thoại của họ và xem thông tin điểm danh hằng ngày của họ.

Lưu ý: Những mô-đun nào cần kết nối dữ liệu tự động?

Chúng tôi khuyến khích bạn nên:

• Triển khai kết nối tự động cho [Tạo tài khoản người lao động] vì dữ liệu liên quan đến thông tin nhân viên mới và nhân viên nghỉ việc luôn cần cập nhật thường xuyên.
• Về mô-đun tra cứu, [Mức lương], [Điểm danh] và [Nghỉ phép], v.v., công ty có thể chọn có hay không kết nối dữ liệu tự động dựa trên nhu cầu thực tế.

2.Kết nối dữ liệu tự động có thể đem lại những lợi ích nào ?

 Kết nối dữ liệu tự động có hai lợi ích chính:

•  Giảm thiểu hoặc loại bỏ việc phải tự mình xóa hoặc tải đi tải lại mà ta sẽ để cho hệ thống xử lý những việc đó

Nhìn chung, phòng nhân sự luôn luôn bận rộn và có nhiều công vụ quan trọng phải làm mỗi ngày. Sau khi thực hiện việc kết nối dữ liệu tự động, họ không cần phải tự mình xóa hoặc tải đi tải lại và họ sẽ không phải cập nhật những thông tin trùng lặp này. Điều này cho phép họ tập trung năng lượng vào những vấn đề quan trọng hơn.

• Người lao động có thể dễ dàng đăng nhập vào ứng dụng, tra cứu thông tin của họ và tìm được thông tin họ cần trên ứng dụng mà không cần phải liên tục hỏi phòng nhân sự; Điều này sẽ làm giảm đáng kể khối lượng công việc.

Nếu bạn chọn tải lên theo cách thủ công, chưa kể đến việc khối lượng công việc hàng ngày của bạn tăng lên mà còn có thể dẫn đến tình trạng quên tải hoặc thiếu sót thông tin khi mọi việc trở nên quá bận rộn.

Nếu bạn chọn tự động kết nối dữ liệu, khi người lao động truy vấn thông tin của họ, hệ thống sẽ tự cho người lao động xem kết quả và bạn sẽ chẳng cần phải lo lắng về vấn đề này nữa.

 3.Kết nối dữ liệu tự động có an toàn không? 

• Kết nối dữ liệu tự động an toàn và chính xác hơn so với kết nối dữ liệu thủ công vì nó sẽ làm giảm sự can thiệp của con người. Một khi đã kết nối dữ liệu, hệ thống sẽ xử lý thông tin hoàn toàn tự động, do đó, không cần phải lo lắng về rò rỉ dữ liệu thông tin hoặc các vấn đề an toàn khác.
• Ngoài ra, kể từ tháng 10 năm 2018, MicroBenefits được chứng nhận ISO27000 (xem hình đính kèm). Trước và sau khi có chứng nhận này, Microbenefits luôn tuân thủ cẩn thận các thỏa thuận không tiết lộ và đảm bảo an toàn cho dữ liệu của khách hàng trên nền tảng CompanyIQ. Cho đến nay, chưa bao giờ có vấn đề an toàn dữ liệu nào xảy ra.
• Nếu có nhu cầu bổ sung cơ chế an toàn thông tin, bộ phận nhân sự có thể đặt xác thực kép (mật khẩu kép) cho các mô-đun tra cứu. Bằng cách này, người lao động chỉ có thể xem thông tin của chính bản thân mình.

4.Làm thế nào để thực hiện kết nối dữ liệu tự động 

Kết nối dữ liệu tự động chủ yếu là công việc của phòng IT; bộ phận nhân sự chỉ cần làm như sau:

Bước 1: Trong Backend CompanyIQ, nhấp vào Nền Tảng Mở trong mục Quản Lý Hệ Thống. Sau đó, hãy đảm bảo rằng kết nối dữ liệu tự động đang trong trạng thái hoạt động, sau đó thêm Khóa. Khóa là một tham số cần thiết trong khi kết nối. Phòng nhân sự phải cài đặt Khóa này và sau đó thì thông báo cho phòng IT.

Bước 2. Thông báo cho phòng IT

Để phòng nhân sự và phòng IT có thể dễ dàng làm việc, chúng tôi đã chuẩn bị một tài liệu kỹ thuật. Tất cả những gì bạn cần làm là cung cấp tài liệu này cho nhân viên IT có liên quan. Tài liệu này chứa: Phương pháp kết nối dữ liệu tự động, các sự cố thường gặp trong quá trình kết nối dữ liệu, v.v. (Nhấp vào liên kết bên dưới để xem tài liệu) 

https://intl-open.ifuli.cn/docs/corp/en/

Liên quan đến việc kết nối dữ liệu tự động cho CompanyIQ, chúng tôi có ba phương pháp sau. Phòng nhân sự có thể thảo luận với phòng IT và quyết định sử dụng phương pháp nào dựa trên tình huống cụ thể của bạn.

Phương pháp 1: API mở 

Kỹ sư công nghệ thông tin của công ty sẽ sử dụng API dựa trên HTTPS để thực hiện kết nối dữ liệu tự động. Phương pháp này khá phổ biến và linh hoạt, giúp giảm thiếu các hạn chế bởi các loại hệ thống, ngôn ngữ mã hóa hoặc các điều kiện khách quan khác.

Phương pháp 2: SDK

Phương pháp này thường dành cho các công ty có khả năng lập trình cao hơn hơn. Nó sử dụng phiên bản .NET chính thức của CompanyIQ hoặc SDK phiên bản Java. Điều này có thể đơn giản hóa quy trình lập trình trên API, cho phép bạn nhanh chóng phát triển kết nối dữ liệu tự động.

Phương pháp 3: Công cụ

Đây là một công cụ nhỏ dựa trên khả năng kết nối dữ liệu của hệ điều hành Windows. Nó sẽ kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu nhân sự và triển khai một tập lệnh SQL đơn giản để hoàn thành việc ghép dữ liệu tự động cho dữ liệu người lao động. (Hỗ trợ: SQLServer / MySQL / Oracle)

Phương pháp 1 và 2 dành cho các công ty có trình độ lập trình nhất định. Phương pháp 3 sử dụng một công cụ tương đối đơn giản, nhưng hiện tại nó chỉ hỗ trợ kết nối dữ liệu cho dữ liệu người lao động (chỉ mô-đun nhập Thông tin người dùng) và không hỗ trợ kết nối để tra cứu dữ liệu (ví dụ: tiền lương, điểm danh, v.v.)

Xin lưu ý (Nhân viên phòng IT và nhân sự đều cần hiểu rõ):

1. Nhân viên IT có liên quan phải đọc kỹ tài liệu kỹ thuật trên. Nó bao gồm tất cả các vấn đề thường gặp phải và giải pháp cho các vấn đề đó.
2. Trước khi bắt đầu kết nối dữ liệu tự động cho dữ liệu cá nhân như Mức lương và Điểm danh, bộ phận nhân sự trước tiên phải tạo các mô-đun này thông qua backend Trong khi tạo nó, bạn có thể chọn các mẫu mô-đun theo nhu cầu thực tế của mình (Mỗi mô-đun có một ví dụ và giải thích).
3. Việc kết nối dữ liệu yêu cầu các tham số sau: Số tài khoản (corpId) và Khóa (bí mật). Phòng nhân sự có thể lấy số tài khoản và Khóa trên backend và thông báo cho phòng IT. Phương pháp cụ thể: Vào Backend CompanyIQ > Vào Quản Lý Hệ Thống > Chọn Nền Tảng Mở để xem (xem ảnh chụp màn hình bên dưới). Đối với Khóa, phòng nhân sự sẽ cần tự mình thêm.
4. Trong khi kết nối dữ liệu người dùng (tạo tài khoản người lao động), bạn phải điền những mục sau đây dưới dạng dữ liệu số: Mã số nhân viên, Mật khẩu, Tình trạng việc làm, Tên và Ngày bắt đầu đi làm. Những thông tin này không thể để trống vì quá trình kết nối dữ liệu sẽ cần phải thu giữ những thông tin này.
5. Thông tin người dùng có thể được xóa thủ công trên backend trước khi người dùng được kích hoạt (trước khi người dùng đăng nhập vào CompanyIQ). Sau khi tài khoản được kích hoạt, bạn sẽ không thể xóa thông tin người dùng.
6. Trong các dữ liệu liên quan đến việc người lao động thôi việc, ngoài Tình trạng việc làm và Ngày thôi việc, các dữ liệu khác có thể được thay đổi.
7. Trong khi cập nhật dữ liệu người dùng, hệ thống chỉ có thể thay đổi các mục sau: Trạng thái, Nhà máy, Bộ phận, Ngày tuyển dụng, Ngày thôi việc, Vị trí, Loại lao động. Các trường khác, chẳng hạn như Tên, Mã số nhân viên, Giới tính, v.v. không thể thay đổi. Nếu bạn cần cập nhật các trường này, bạn cần cập nhật thủ công qua backend.
8. Mật khẩu chỉ được sử dụng để tạo người dùng (khi cập nhật người dùng, bạn không thể thay đổi mật khẩu người dùng)
9. Khi kết nối dữ liệu tra cứu (nghĩa là Mức lương và Tham dự), tệp được tải lên sẽ bị giới hạn về định dạng và kích thước. Các tệp không thể lớn hơn 20MB, hệ thống chỉ hỗ trợ các định dạng csv hoặc zip và dấu phẩy tiếng Anh (,) sẽ được sử dụng để phân tách. Nếu tốc độ internet của bạn chậm hoặc tệp của bạn lớn, chúng tôi khuyên bạn nên nén vào tệp zip để tránh mất thời gian.
10. Nếu bạn gặp phải bất kỳ vấn đề nào trong khi kết nối dữ liệu tự động, vui lòng liên hệ với nhân viên IT của MicroBenefits. Để nhanh chóng loại bỏ sự cố, hãy nhớ lưu lại lịch sử dữ liệu khi liên hệ với chúng tôi.

Phụ lục ~